Le workflow, ou flux de travail, décrit le chemin d’une demande du début à la fin. Prenons une demande d’achat : le salarié la saisit, son manager la valide, les achats passent la commande, la comptabilité paie la facture. À chaque étape, la demande change de statut, en attente, validée ou refusée, et la bonne personne est prévenue.
Beaucoup d’outils internes sont des workflows. Ils remplacent les chaînes d’e-mails et les relances par un circuit clair, où chacun sait ce qu’il doit faire et où l’on voit à tout moment où en est un dossier. Le mot sert aussi pour l’IA : on parle de workflow quand une IA enchaîne des étapes prévues à l’avance, comme lire un e-mail, le classer, puis préparer une réponse.
Pour qu’une IA construise un bon workflow, décrivez-le précisément dans votre prompt :
- les étapes, dans l’ordre ;
- qui intervient à chaque étape ;
- les statuts possibles ;
- les règles : au-delà de quel montant faut-il une seconde validation, que se passe-t-il en cas de refus ;
- qui est prévenu, et quand.
Le piège classique est de ne décrire que le cas où tout se passe bien. Les vrais problèmes sont dans les exceptions : la personne qui valide est en congé, la demande est annulée en cours de route, quelqu’un essaie de valider sa propre demande. Dessinez le circuit sur une feuille avant d’écrire le prompt, puis testez ces cas un par un.
Exemple
Chez Hélène, au service juridique, chaque contrat suit le même workflow : rédaction, relecture juridique, validation par la direction, signature, puis archivage.